Nachricht aus dem Project Consult Newsletter 20091203:

Auf der SharePoint 2009 Konferenz in Las Vegas hat Microsoft Details zur neuen Sharepoint Version 2010 bekanntgegeben. Im Umfeld von ECM sind besonders Records Management-Funktionalitäten, wie Klassifizierung, Einhaltung der Aufbewahrungsregeln als
auch Zugriffsrechte interessant.

Das neukonzipierte Records Management kann mit zahlreichen Umgebungen verbunden werden, um die Collaboration unter den einzelnen Mitarbeitern zu fördern (shared drives, SharePoint team sites, etc). Mit dem neuen Records Management System sollen des Weiteren Dokumente in verschiedenen Systemumgebungen bearbeitet werden können, ohne das die Dokumente aus ihrem ursprünglichen System herausgezogen werden müssen.

Zudem können Benutzer innerhalb einer team site ein Dokument als Record deklarieren, wodurch diese vor Veränderung und Löschung geschützt werden.

Kommentar von Dr. Ulrich Kampffmeyer:

Der Sharepoint MOSS 2007 war kein ECM-System, auch wenn manche Broschüre dies ehauptete. Erst durch die zahlreichen Zusatzprodukte vom Scannen bis zum Archiveren wurde aus MOSS 2007 eine brauchbare Komponente im ECM-Szenario.

Der Abdeckungsgrad an ECM-Funktionalität, gemessen an den Vorgaben des Dachverbandes der
Branche, AIIM international, war gering. Records Management in Gestalt des Records Centre war ein angegrenztes, nahezu verstecktes Modul im MOSS, das die Records-Management-Profis zur Verzweiflung trieb und auch besonders die Frage eröffnete, wie sich Microsoft denn mit einem solchen Records-Management-Angebot in die DoD-5015.2-Zertifizierung wagen konnte.

Wie wir wissen, war es knapp und nur mit Zusatzmodulen möglich, diese Zertifizierung in ihrer schwächsten Ausprägungsform zu erhalten. Aber so hatte der Sharepoint den Einstieg in die Welt des Records Managements gefunden.

Mit Sharepoint 2010 hat sich vieles veändert – zum Positiven in Bezug auf das Funktionsangebot für die Anwender. Der Sharepoint 2010 ist immer noch kein ECM Enterprise
Content Management System und will dies auch garnicht sein. Es erscheint heute als Mißverständnis, dass man glaubte, Microsoft kümmere sich ernsthaft um den ECM-Markt.

Microsoft konzipiert Produkte für Hunderte von Millionen von Anwendern und da spielen die “Sonderlocken” der Records Manageer, der Archivare, Dokumentare und Registrare kaum eine Rolle. Sharepoint 2010 zielt darauf, die Drehschreibe der Collaboration, Informationszusammenführung und Intergation im Unternehmen zu sein.

Hier gilt es, Bastionen zu festigen für Inhouse-Lösungen und lokal in der Endanwenderorganisation installierte Software zu festigen, denn der Druck der Cloud und von SaaS, und nicht zuletzt von Google, wird immer größer. Hier hat Sharepoint seine strategische Rolle, nicht im ECM.

Iimmerhin hat sich der Abdeckungsgrad der ECM-Funktionalität besonders im Bereich Dokumentenmanagement, Web-Content-Management und Records Management erheblich vergrößert. Hier soll uns zunächst nur das Thema Records Management interessieren.

Wesentlich ist der Ansatz, die Informationsobjekte dort zu belassen, wo sie lagern,
und nicht in Sharepoint-Repositories zu migieren. Dies bezeichnet man als “In-Place-Management”. Schwerpunkt ist die zentrale Kontrolle der Records, nicht deren Speicherung.

Dies erleichtert auch das Zusammenwirken mit Systemen und Repositories anderer Anbieter. Hierfür kommt eine zentrale Metadaten-Verwaltung zum Einsatz, die auch von anderen Systemen genutzt warden kann. Sie verfügt erstmal über richtige Klassen-Konzepte mit Vererbung, Versionierung und Historisierung. Auf die Dokumente können entsprechend den Klassenzuordnungen definierte Regelwerke angewendet werden.

Die Verwaltung erlaubt nun auch den Aufbau und die Nutzung von Aktenplänen, im Englischen “file plan”. Die Ordnerstruktur kann über den Aktenplan erschlossen warden und erlaubt zudem die automatisierte Zuordnung von Dokumenten zu solchen Ordnungsmitteln.

Die Ordner erhalten damit selbst Metadaten und Regeln. Hierbei werden nunmehr mehrere Verwaltungssysteme (Libraries) unterstützt, die auch außerhalb des Sharepoint liegen können. Letzteres gilt auch für die Speichersysteme zum Ablegen der Objekte. Die Deklaration (oder Klassifizierung) eines Dokumentes zu einem Record kann mit einfachen Mitteln ohne die Verzweigung in das Records Centre selbst umgesetzt werden. Dies erhöht neben Vererbung, Regelwerken und Integration mit anderen Ablageorten die Nutzerfreundlichkeit erheblich.

Sharepoint ist so auf dem Weg zum professionellen Records Management ein ganzes Stück vorangekommen. Sogar soweit vorangekommen, dass man sich mit internationalen Standards für das Records Management nunmehr ernsthaft auseinandersetzen kann. DoD 5015.2 ist ein Muss und es wird Microsoft mit dem Sharepoint 2010 leichter fallen, die Anforderungen in den USA zu erfüllen.

Es wird aber auch darüber diskutiert, ob sich Microsoft der MoReq2-Herausforderung stellen soll. Mit einem Standard könnte man das Thema Records Management in Europa abhaken und könnte noch “Sympathie-Punkte” bei der Europäischen Kommission sammeln, da man nun auch die europäischen Standards für das Records Management beachtet und umsetzt, nachdem sich EMC auf der Momentum in Athen im Oktober und Open Text bei der Records Management Society in England im November massiv zu MoReq2 “committed”
haben.

In jedem Fall kommt Sharepoint all denjenigen Projekten in Deutschland jetzt besser entgegen, die in der öffentlichen Verwaltung eine auf Microsoft-Produkten basierende “DOMEA-like” Aktenverwaltung implentieren wollen. Zwar kann jetzt das eine oder andere zusätzlich von Integratoren programmierte Modul ad Acta gelegt werden, aber der Eisnatz von Sharepoint in der öffentlichen Verwaltung wird mit der 2010-Version einfacher werden. Mit dem Sharepoint 2010 ist Microsoft ein ernst zu nehmender Records-Management-Anbieter geworden. Und was das größere Feld von ECM angeht – hier sieht Gartner Microsoft als einen der fünf führenden Anbieter im aktuellen ECM-Quadranten. Die verbesserte Records-Management-Funktionalität dürfte zu diesem Ergebnis beigetragen haben.