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Für Business Continuity sollten Sie soziale Medien nicht unterschätzen

Klare Richtlinien zum Einsatz von sozialen Medien können möglichen Missbrauch verhindern. Dies sollte im Business-Continuity-Plan enthalten sein.

Soziale Medien sind bereits erfolgreich bei Ausfällen eingesetzt worden, um Mitarbeiter und Behörden zu informieren. Sie konnten damit effektiv in die Business-Continuity-Planung einbezogen werden.

Im vergangenen Jahr gab es allerdings eine besorgniserregende Entwicklung. Soziale Medien sind zunehmend zum Vehikel für Fake News, Beleidigungen und Diskriminierung geworden.

Die Informationswelt wandelt sich. Unternehmen sind also gefordert, ihren Kommunikationsplan darauf zu überprüfen, wie mit sozialen Medien umgegangen wird, insbesondere im Hinblick auf die Außenwirkung der Firma.

Bei Business Contintuity geht es auch um den guten Ruf. Wenn soziale Medien falsch angewendet werden, kann die Reputation einer Firma größeren Schaden nehmen als durch einen IT-Ausfall.

Ein abschreckendes Beispiel in dieser Hinsicht sind die ungefilterten Twitter-Nachrichten, die US-Präsident Donald Trump spontan in die Welt sendet.

Man sollte sich also einige Fragen zum Umgang mit sozialen Medien stellen:

  1. Haben Sie eine Firmenpolitik zu sozialen Medien?
  2. Wann haben Sie sich zum letzten Mal mit Richtlinien zu sozialen Medien auseinandergesetzt?
  3. Haben Sie die Ressourcen, um Aktivitäten in den sozialen Medien zu analysieren?
  4. Wann haben Sie zum letzten Mal mit den Aktivitäten in den sozialen Medien innerhalb Ihrer Firma beschäftigt?
  5. Wie setzen Sie Ihre Richtlinien zu sozialen Medien innerhalb des Unternehmens durch?
  6. Wie effektiv ist die Durchsetzung der Richtlinien?

Da heute jeder sein Handy überall dabei hat, ist eine Anfangseinschätzung des Umgangs mit sozialen Medien nicht sehr schwierig, kann aber im Hinblick auf den Datenschutz problematisch sein. Er reicht für den Anfang, einfach zu beobachten, wie sich Angestellte bei Meetings oder in den Pausen verhalten. Technisch anspruchsvoller, aber mit den richtigen Tools möglich ist die Überwachung des Handy-Traffics. In Deutschland schiebt hier allerdings der Datenschutz einen absoluten Riegel vor.

Risikoanalyse ist der Schlüssel für einen Kommunikationsplan

Ein Geschäftskommunikationsplan sollte berücksichtigen, dass Mitarbeiter absichtlich oder versehentlich Informationen nach außen geben könnten, die sich negativ auf die Firma auswirken könnten. Eine andere Sorge besteht darin, dass die Angestellten so sehr am Handy kleben, dass sich dies negativ auf die Produktivität auswirkt. Beides kann Krisen heraufbeschwören, die kritischer sind als ein IT-Ausfall.

Um diese potenziellen Gefahrenquellen zu berücksichtigen, sollte man eine Risikoanalyse und eine Prüfung der Geschäftsauswirkung (Business Impact Analysis, BIA) im Hinblick auf soziale Medien durchführen.

Die Auffrischung des Kommunikationsplans sollte die Risiken bewerten, die durch soziale Medien entstehen können. Diese Risiken könnten administrativer, operativer oder technischer Art sein. All dies kann die Wahrscheinlichkeit einer Krise erhöhen.

Möglicherweise gibt es im Unternehmen Richtlinien zum Umgang mit sozialen Medien, aber niemand befolgt sie und niemand setzt sie durch. Wenn Mitarbeiter in einer Fabrikhalle ständig SMS absetzen, kann dies das Risiko von Unfällen erhöhen.

Ein BIA zu sozialen Medien kann ebenso Situationen aufdecken, wo eine Schwachstelle zu einer erheblichen Rufschädigung führen kann. Wenn unzufriedene Angestellte negative Kommentare in die Außenwelt senden, kann dies zu Gerichtsverfahren oder Reputationsverfall führen. Eine BIA kann verschiedene typische Szenarien und die Reaktion darauf identifizieren, aber letztlich ist jede Situation einzigartig.

Ein Kommunikationsplan mit eindeutigen Regeln, die auch durchgesetzt werden, ist jedenfalls hilfreich, um Gefahrenquellen durch soziale Medien zu vermeiden.

Sozial Medien haben viele Vorteile und deshalb werden sie auch gerne genutzt. Aber falsch angewendet, können sie ebenso Schaden anrichten wie ein Feuer oder eine Überschwemmung. Man sollte daher die Verwendung der sozialen Medien in Business Continuity und Disaster Recovery Pläne einbeziehen.      

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2017 aktualisiert

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