Leitfaden: Disaster-Recovery-Plan-Vorlage für einen Pandemie-Störfall

Unser Leitfaden zur Pandemie-Notfallplanung hilft Ihnen dabei, die essenziellen IT-Ressourcen der Firma zu schützen und wiederherzustellen.

Pandemie-Notfallpläne unterscheiden sich leicht von herkömmlichen Disaster Recovery- und Business-Continuity-Plänen. Sie konzentrieren sich mehr auf die Menschen und etwas weniger auf die Technik. 

Jede Art von Plan bietet eine strukturierte Herangehensweise als Antwort auf Situationen, in denen die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens bedroht ist. Die Gesundheit der Mitarbeiter ist bei einer Pandemie in Gefahr. 

Ein sorgfältig ausgearbeiteter Pandemie-Notfallplan kann der Firma jedoch helfen, die geschäftlichen Abläufe auch mit eingeschränktem Personal aufrecht zu erhalten. Dieser Artikel und unsere Vorlage zur Pandemie-Notfallplanung stellen eine gute Ausgangsbasis da. Die Vorlage steht Ihnen als kostenloser Download von SearchDisasterRecovery.com zur Verfügung.

Die Zentren für Seuchenkontrolle und Prävention (Centers for Disease Control and Prevention, kurz CDC) haben 2009 angedeutet, dass ein H1N1-Virus (Schweinegrippe) die Bevölkerung bedroht. Die Zahl der H1N1-Fälle schien weiter zu steigen, ebenso wie die Zahl der Todesfälle, die auf das Virus zurückzuführen waren. 

Der H1N1-Impfstoff wurde anfangs nur langsam in ausreichenden Mengen ausgeliefert. Das verbesserte sich allerdings im Folgejahr. Nach dem H1N1-Virus könnte das derzeit wütende Ebola-Virus zu einer ernsthaften Bedrohung werden.

In der folgenden Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Pandemie-Notfall-Vorlage verwenden. Dabei erfahren Sie, was Sie benötigen, um einen Pandemie-Notfallplan für Ihr Unternehmen umzusetzen und was Sie auf Ihre Checkliste für Pandemie-Notfallplanung setzen müssen. Am besten lesen Sie sich zuerst unsere Anleitung durch und laden dann unseren kostenlosen Pandemie-Notfallplan herunter. Diesen können Sie individuell für Ihr Unternehmen anpassen.

Wie man einen Plan zur Pandemie-Vorsorge zusammenstellt

Wenn Sie einen Pandemie-Plan zusammenstellen, sollte Ihr Hauptinteresse der Verfügbarkeit des Personals gelten. Mitarbeiter, die sich mit einem bösartigen Virus infiziert haben, werden mehrere Wochen oder vielleicht sogar mehrere Monate nicht in der Lage sein, ihre tägliche Arbeit auszuführen. 

Wenn Sie einen Pandemie-Plan zusammenstellen, sollte Ihr Hauptinteresse der Verfügbarkeit des Personals gelten.

Beginnen Sie Ihre Planung mit einer Risiko-Bewertung. Dadurch gelingt es Ihnen, entscheidende Unternehmensprozesse und Systeme sowie das nötige Support-Personal zu bestimmen. 

Als Nächstes priorisieren Sie die Geschäftsabläufe hinsichtlich ihrer Wichtigkeit, wenn es um das Überleben der Firma geht. Stellen Sie in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung fest, welche Mitarbeiter für die Unterstützung kritischer Geschäftsfunktionen unverzichtbar sind.

Die Inkubationszeit verzögert den Ausbruch einer Virus-Erkrankung. Bei Ebola kann es zum Beispiel bis zu 21 Tage dauern, bevor sich die Krankheit manifestiert. Daher wird die Anzahl der infizierten Mitarbeiter zunächst gering sein, könnte aber schnell ansteigen.

Pandemie-Notfallpläne sind eine Kombination aus 1) vorbeugenden Maßnahmen und 2) aktiven Gegenmaßnahmen. Zu den vorbeugenden Maßnahmen gehören zum Beispiel das Aufstellen von Handreinigungsstationen im gesamten Gebäude und die Bereitstellung von Gesichtsmasken. 

Zu den aktiven Gegenmaßnahmen gehört zum Beispiel der Austausch fehlender durch gesunde Mitarbeiter, welche die gleichen Funktionen ausführen können. Um letzteres zu erreichen, ist es strategisch wichtig, Mitarbeiter bereichsübergreifend in mehreren Funktionen innerhalb ihrer Abteilungen zu schulen. 

Darüber hinaus kann der Zugriff auf ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Wiederinbetriebnahme gestörter Systeme und Netzwerke helfen. Dadurch können Ersatzkräfte einspringen und der Normalbetrieb wiederhergestellt werden.

Das Ziel dieser Verfahren ist es, die negativen Auswirkungen auf Unternehmensabläufe zu minimieren, die durch den Verlust kranker Mitarbeiter verursacht werden. Ein umfassender Pandemie-Notfallplan enthält:

  • primäre und alternative Lieferanten-Kontakte;
  • Bezugsquellen für die medizinischen Versorgung;
  • Kontaktinformationen für alle Mitarbeiter und Interessengruppen;
  • Kundenkontakte;
  • Zulieferer wichtiger Ressourcen.

Schließlich enthält der Plan eine logische Abfolge von Handlungsabläufen, die gewährleisten, dass die Gesundheit der Mitarbeiter geschützt wird und unternehmenskritische Prozesse weiterhin im Betrieb sind.

Fragen, die bei der Notfallplanung bei einer Pandemie berücksichtigt werden sollten

Im Folgenden sind einige weitere Aspekte aufgeführt, die es zu berücksichtigen gilt. Einige sollten besser auf eine höhere Ebene wandern, wie die staatlichen Gesundheitsbehörden, während andere ein Teil des internen Pandemie-Vorsorge-Programms sein sollten.

1) Zu welchem Zeitpunkt würden Sie Quarantäne in Betracht ziehen? Wenn zum Beispiel jemand mit ausgeprägten Krankheitssymptomen zur Arbeit kommt, sollte er/sie in die Notaufnahme des örtlichen Krankenhauses geschickt werden. Dort kann man den mutmaßlichen Patienten beobachten und untersuchen. 

Es kann jedoch sein, dass eine geeignete Gesundheitseinrichtung nicht ohne weiteres verfügbar oder in der Nähe ist. Dann muss die betreffende Person eventuell in einem separaten Raum von den anderen Mitarbeitern isoliert werden, bis es eine angemessene Transportmöglichkeit gibt.

 Um den aktuellen Stand der Erkrankung und ihrer Ausbreitung zu erfahren, ist es ratsam, regelmäßig die Meldungen der CDC und der lokalen Behörden zu überprüfen. Wenn die Ausbreitung zum Beispiel zuzunehmen scheint, mehrere Mitarbeiter sich krank gemeldet haben oder positiv auf eine entsprechende Virusinfektion getestet wurden, sollten Sie umgehend das „Geschäftsmodell mit reduziertem Personal“ in Kraft setzen.

In diesem Fall schickt man alle Mitarbeiter nach Hause, die man für den reduzierten Betriebsauflauf nicht benötigt. Im Idealfall sollte sich die Unternehmensführung lange vor einem tatsächlichen Ausbruch besprechen und entscheiden, wie oder wann der Betrieb heruntergefahren wird. Die Türen ganz zu schließen, wäre die letzte Option.

2) Zu welchem Zeitpunkt würden Sie Lagerbestände mit Antivirusmitteln herausgeben? Große Unternehmen können Impfstoffe vorrätig haben, wenn sie es sich leisten können und ausreichend Platz für die Lagerung der Impfstoffe zur Verfügung steht. Die meisten Firmen lagern in der Regel keine Impfstoffe. Bleiben Sie im Falle einer Lagerung auf der vorsichtigen Seite. Geben Sie vorrätige Impfstoffe heraus, sobald über den ersten verifizierten Fall berichtet wird.

3) Wie groß sollten Ihre Lagerbestände sein? Unter der Annahme, dass nur eine einzige Dosis des Impfstoffs erforderlich ist, lagern Sie eine Dosis pro Mitarbeiter pro Standort.

4) Wie schnell sind die gelagerten Impfstoffe verfügbar? Wenn die Impfstoffe vor Ort lagern, kann die Verteilung fast unmittelbar stattfinden. Wenn nicht, ist es ratsam, einen Overnight-Lieferservice zu beauftragen. Wenn es nicht möglich ist, vor Ort Impfstoffe zu lagern, könnte es sein, dass diese schon am selben Tag verfügbar sind. Möglich ist aber auch, dass es bis zu einer Woche dauert.

5) Welche Schritte werden unternommen, um neue Fälle zu erkennen?

6) Welche Reise- oder Handels-Beschränkungen ziehen Sie in Erwägung oder setzen Sie um?

7) Welchen Schritt-für-Schritt-Vorbereitungs- und Aktions-Plan haben Sie?

8) Welche organisatorischen Team-Aufgaben und Verantwortungen wurden zugewiesen?

9) Welche Maßnahmen für die Nachfolge-Planung wurden arrangiert?

10) Welche Schritte hinsichtlich bereichsübergreifender Schulungen wurden in die Wege geleitet?

11) Wie leicht können die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten?

12) Welche Security-Richtlinien haben Sie vorbereitet?

13) Wie werden Informationen über die aktuelle Situation an Mitarbeiter und Kunden weitergegeben?

14) Welche Richtlinien und Maßnahmen bezüglich Personal und Raum-Planung gibt es im Falle des Ausbruchs einer Krankheit?

Checkliste für die Pandemie-Notfallplanung

Im Folgenden schlagen wir Ihnen vor, in welcher Reihenfolge Sie Ihren Plan aufziehen sollten.

Achten Sie darauf, dass Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung erhalten. Dadurch können die Ziele Ihres Pandemie-Notfallplans erreicht werden.
  • Stellen Sie ein Pandemie-Recovery-Team (PRT) zusammen. Dieses wird damit beauftragt, den Plan zu entwickeln und das Pandemie-Feedback des Unternehmens zu koordinieren.
  • Veranlassen Sie ein Treffen des PRT mit der Personalabteilung, der Geschäftsleitung, den internen Technologiegruppen sowie den Disaster-Recovery-, Business-Continuity- und Notfall-Teams, um den Umfang des Plans zu erörtern.
  • Informieren Sie die Geschäftsabteilungen sowie die Geschäftsleitung über diese Treffen, so dass alle im Bilde sind.
  • Sammeln Sie alle relevanten Mitarbeiterinformationen wie zum Beispiel die Kontaktdaten und die Auflistungen der Qualifikationen.
  • Sammeln Sie alle relevanten Informationen über die Geschäftsabläufe. Dazu gehören zum Beispiel essenzielle Prozesse, die aufrecht erhalten werden müssen.
  • Sammeln Sie Informationen über die IT-Infrastruktur, die diese Abläufe unterstützt.
  • Besorgen Sie sich Kopien bestehender Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Pläne.

Wenn es keine Kopien von bestehenden Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Plänen gibt, fahren Sie mit den folgenden Schritten fort:

  • Finden Sie heraus, welche Geschäftsaktivitäten aus der Sicht des Managements am wichtigsten sind.
  • Finden Sie heraus, welche IT-Ressourcen das Management am wichtigsten einstuft. Das kann zum Beispiel das Callcenter sein, die Server-Farmen oder der Internetzugang.
  • Bestimmen Sie die maximale Ausfallzeit, die das Management akzeptieren kann, wenn die wichtigsten Geschäftsprozesse und IT-Ressourcen nicht verfügbar sind.
  • Stimmen Sie die Mitarbeiterdaten mit den essenziellen Geschäftsprozessen und Technologie-Ressourcen ab.
  • Machen Sie Situationen ausfindig, in denen eine einzelne Person für eine wichtige Funktion verantwortlich ist und bestimmen Sie mögliche Vertretungen.
  • Ermitteln Sie betriebliche Maßnahmen, die derzeit verwendet werden, um auf kritische Ausfälle zu reagieren.
  • Stellen Sie fest, wann diese Maßnahmen zum letzten Mal getestet wurden, um zu überprüfen, ob sie angemessen sind.
  • Bestimmen Sie Ersthelfer-Team(s) für alle Geschäftsabläufe und die Technologie-Infrastruktur. Stimmen Sie den Grad ihrer Ausbildung auf kritische Prozesse und Systeme ab, vor allen Dingen in Notfällen.
  • Finden Sie Möglichkeiten, um die Mitarbeiter bereichsübergreifend zu schulen. Somit sind bei Personal-Ausfällen genügend Vertretungen verfügbar.
  • Ermitteln Sie, ob Anbieter in der Lage sind, in Notfällen zu reagieren, ob sie Pandemie-Notfallpläne haben und wann diese getestet wurden. Erörtern Sie zudem, wie sich eine Pandemie auf die Vertragspflichten auswirkt und ob Leistungsverträge (Service-Level-Agreements / SLAs) vorhanden sind.
  • Stellen Sie die Ergebnisse aller Analysen zusammen und prüfen Sie diese auf mögliche Lücken. Setzen Sie wichtige Personalfragen mit kritischen Geschäftstätigkeiten und Technologie-Ressourcen in Bezug. Empfehlen Sie, wie das erforderliche Niveau an Vorbereitung erreicht werden kann und schätzen Sie die Kosten der notwendigen Investitionen ein.
  • Legen Sie Ihren Bericht dem Management zur Überprüfung vor und lassen sich die empfohlenen Maßnahmen absegnen.
  • Bereiten Sie Wiederherstellungs-Pläne im Falle einer Pandemie vor, um kritische Geschäftstätigkeiten, Einrichtungen und Technologie-Ressourcen zu adressieren.
  • Veranlassen Sie den Test der Pläne, der Mitarbeiter-Vertretungen und der Betriebsmittel für eine Systemwiederherstellung, um ihre Funktionsweise und Wirksamkeit zu prüfen.
  • Aktualisieren Sie die Dokumentation des Pandemie-Notfallplans, um Änderungen aufzuzeichnen.
  • Legen Sie einen Termin für die nächste Überprüfung der Kapazitäten zur Wiederherstellung nach einer Pandemie fest.

Best Practices für die Pandemieplanung

Denken Sie an die folgenden Best Practices für die Pandemie-Notfallplanung Ihres Unternehmens:

  • Unterstützung der Geschäftsleitung: Achten Sie darauf, dass Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung erhalten. Dadurch können die Ziele Ihres Pandemie-Notfallplans erreicht werden.
  • Nehmen Sie die Planung für eine Pandemie ernst: Wenn das Ebola-Virus oder andere wie H1N1 sich weiter ausbreiten, könnte auch Ihre Firma schneller als gedacht in Mitleidenschaft gezogen werden. Ihr Pandemie-Notfallplan muss nicht Dutzende Seiten lang sein. Die Pläne müssen nur die richtigen Informationen enthalten. Diese Informationen sollten aktuell und genau sein.
  • Halten Sie das Ganze möglichst einfach: Es ist essenziell, dass Sie die richtigen Informationen sammeln und entsprechend strukturieren.
  • Überprüfen Sie die Ergebnisse mit den Geschäftsbereichen und Technologie-Abteilungen: Sobald der Pandemie-Notfallplan fertig ist, überprüfen Sie die Ergebnisse mit Leitern aus dem Geschäftsbereich und der Technologie-Abteilung.
  • Besprechen Sie das Programm mit allen Mitarbeitern: Informieren Sie darüber hinaus wichtige Kunden, Zulieferer und Gesellschafter über Ihr Programm.
  • Seien Sie flexibel: Sie können die in diesem Artikel vorgeschlagene Vorlage je nach Bedarf modifizieren, um Ihre Ziele zu erreichen.

Durchsicht der Pandemie-Notfallplanungs-Vorlage

Als Nächstes werden wir das Inhaltsverzeichnis der Vorlage zur Pandemie-Notfallplanung durchgehen. Somit klären wir zentrale Fragen und zeigen notwendige Aktivitäten auf.

  1. Absichtserklärung: Hier werden der Status Quo und die Richtung für den Plan vorgegeben.
  2. Erklärung der Richtlinien: Es ist sehr wichtig, eine genehmigte Erklärung der Richtlinien miteinzubeziehen. Diese umfasst die bereitgestellten Wiederherstellungs-Services nach einer Pandemie.
  3. Ziele: Hier finden sich die Hauptabsichten des Plans.
  4. Kontaktinformation besonders wichtiger Mitarbeiter: Legen Sie die Kontaktdaten von Personal mit Schlüsselfunktionen zu Beginn des Plans ab. Diese Informationen werden Sie im Ernstfall mit hoher Wahrscheinlichkeit sofort benötigen.
  5. Plan-Übersicht: Unter diesem Punkt werden die grundlegenden Aspekte des Plans beschrieben.
  6. Notfall-Management: Dieser Abschnitt schildert, was nach dem Auftreten einer Pandemie passieren muss.
  7. Pandemie-Recovery-Team: Hier finden sich die Mitglieder und Kontaktinformationen des Pandemie-Notfall-Teams.
  8. Notfall-Alarm, Eskalation und Aktivierung des Pandemie-Notfallplans: Das sind jene Schritte, die in der Frühphase des Ausbruchs wichtig werden und zur Aktivierung des Pandemie-Notfallplans führen.
  9. Medien: In diesem Teilbereich gibt es Tipps für den Umgang mit den Medien.
  10. Versicherung: Das ist eine Zusammenfassung des Versicherungsschutzes im Falle eines Pandemie-Ausbruchs und anderer wichtiger Richtlinien.
  11. Finanz- und Rechtsfragen: Dabei handelt es sich um notwendige Maßnahmen beim Umgang mit finanziellen und rechtlichen Fragen.
  12. Exerzieren des Pandemie-Notfallplans: Hier wird deutlich gemacht, wie wichtig regelmäßige Übungen sind.
  13. Anhang A: Hier finden Sie empfohlene Formulare für den Wiederherstellungs-Plan nach einer Pandemie. Sie sind fertig ausgearbeitet und werden Ihnen dabei helfen, den Plan zum Abschluss zu bringen.

Üben des Pandemieplans

Der vielleicht effektivste Weg, um einen Wiederherstellungs-Plan nach einer Pandemie zu testen, ist durch regelmäßiges Exerzieren. Im Folgenden findet sich eine Liste von Dingen, die bei einer Übung abgedeckt werden sollten.

  1. Versammeln wichtige Mitglieder der Pandemie-Teams und andere relevante Teams aus den Bereichen Personalwesen, Gebäude-Management, Notfallmaßnahmen, sowie Disaster-Recovery und Business Continuity.
  2. Überprüfen Sie Gesundheits- und Präventions-Maßnahmen, die bereits bestehen und solche, die noch aufgenommen werden müssen.
  3. Überprüfen Sie die Auswirkungen auf Räumlichkeiten des Unternehmens.
  4. Bewerten Sie die Auswirkungen auf die wichtigsten Geschäftstätigkeiten der Firma. Wer unterstützt diese momentan und wer kann bei Ausfällen einspringen?
  5. Besprechen Sie die Bemühungen in Bezug auf bereichsübergreifende Schulungen für Mitarbeiter, die zukünftige Vertretungen ermöglichen.
  6. Besprechen Sie die Nachfolgeplanung, um Lücken auf der Führungsebene zu minimieren.
  7. Besprechen Sie sowohl interne als auch externe Kommunikationsaktivitäten. Diese sollen den Mitarbeitern alle relevanten Informationen über die Pandemie liefern. Zudem informieren Sie am besten wichtige externen Firmen, wie das Unternehmen reagiert.
  8. Klären Sie Bedenken hinsichtlich wichtiger Lieferungen, indem Sie die wichtigsten Anbieter überprüfen und herausfinden, wie diese auf eine potenzielle Pandemie reagieren würden.
  9. Bestimmen Sie, welche Lieferanten-Firmen Teil einer gemeinsamen Diskussion über Unternehmens-übergreifende Pandemie-Fragen sein sollten. Arrangieren Sie Besprechungen, um diese Themen anzugehen.
  10. Ermitteln Sie, wo zusätzliche Unterstützung, Ausbildung, Ressourcen und Mittel erforderlich sind. Stellen Sie diese Ressourcen sicher.
  11. Aktualisieren Sie die Planungs-Unterlagen falls nötig.
  12. Vereinbaren Sie Folge-Tests.

Unternehmen investieren viel Geld in ihre IT-Infrastruktur. Daher sollten diese auch ausreichend Zeit und Ressourcen aufwenden, um diese Ausgaben vor unvorhergesehenen und potenziell zerstörerischen Ereignissen zu schützen.

Dieser Artikel hilft Ihnen zusammen mit unserer Vorlage dabei, Pläne zu entwickeln, die Ihre essenziellen IT-Infrastruktur-Ressourcen schützen und nach solchen Ereignissen wiederherstellen.

Über den Autor:
Paul Kirvan, CISA und FBCI, bringt 24 Jahre Erfahrung in Sachen BCM (Business Continuity Management) mit sich. Er ist Consultant, Autor und Ausbilder. Er hat dutzende Schulungen und Betriebsprüfungen bezüglich BCMS (Business Continuity Management System) nach den internationalen Standards BS 25999 und ISO 22310 durchgeführt. Kirvan arbeitet derzeit als freier BCM-Consultant und -Betriebsprüfer. Weiterhin ist er Vorsitzender von Business Continuity Institute USA und ein Mitglied des BCI Global Membership Council. Sie können ihn unter pkirvan@msn.com erreichen.

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Artikel wurde zuletzt im Oktober 2014 aktualisiert

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