13.06.2007 | Autor / Redakteur: Wolfgang Maus / Nico Litzel
Die elektronische Post stellt für die meisten Unternehmen eines der wichtigsten Medien zum Abwickeln und Bearbeiten von Geschäftsvorgängen dar. Das ist auch dem Gesetzgeber nicht verborgen geblieben: Die E-Mail ist mittlerweile dem Handelsbrief gleichgestellt, wenn sie die Voraussetzungen eines Handelsbriefes im Sinne des HGB erfüllt. Für Unternehmen heißt das, dass sie zur regelkonformen Archivierung gezwungen sind. Was aber ist für eine gerichtsfeste Archivierung wichtig?
Wer sich mit dem Thema E-Mail-Archivierung befasst, muss sich zunächst folgender Tatsachen gewahr sein: Der Inhalt von E-Mails lässt sich leicht verfälschen. Daher muss man größten Wert auf den Schutz vor Manipulationen bei der Archivierung legen.
Nicht zuletzt deshalb genügt es nicht, E-Mails, die für das Handelsgeschäft relevante Auftrags-, Vertrags-, oder Rechnungsunterlagen enthalten, einfach „irgendwie“ abzuspeichern.
Die Konvertierung von E-Mails in andere elektronische Datei-Formate wie beispielsweise PDF, TIF oder JPEG sowie der Ausdruck auf Papier hat nicht ohne Weiteres gerichtliche Beweiskraft und ist somit auch kein verlässlicher Ausweg für das obige Dilemma.
Zu beachten ist darüber hinaus, dass E-Mails datenschutzrechtlichen Bestimmungen oder dem Post- und Fernmeldegeheimnis unterliegen können, was sich zu einem handfesten Problem bei der Archivierung solcher Daten auswachsen kann. Aufgrund dessen brauchen Unternehmen eine Strategie zum Umgang mit privaten E-Mails im Unternehmen.
Erforderlich ist eine unveränderbare Archivierung, die lückenlos und benutzerunabhängig erfolgen muss. Die zentral gespeicherten Daten müssen sich zudem jederzeit nach einfachen Suchkriterien verfügbar machen lassen und bei der Langzeitarchivierung auch nach Jahren noch problemlos aufrufbar sein.
Der Gesetzgeber hat für die elektronische Archivierung bisher jedoch noch keine Vorgaben zu der zu verwendenden Technologie gemacht.
Wer also den Einstieg erwägt, sollte sich bei der Auswahl einer Lösung folgende Fragen stellen:
Zu beachten ist darüber hinaus, dass für Prüfungszwecke der Finanzbehörden die jeweils verwandte Archivierungssoftware vorgehalten werden muss. Insoweit kommt es für die Frage, welcher Software man sich für die Archivierung von E-Mails bedient, auch darauf an, dass der Anbieter die langfristige Programmpflege sicherstellt.
Eine Lösung, die diese Problemstellungen sicher bewältigen kann, ist zum Beispiel die Archive Appliance EMA des Karbener Herstellers ARTEC.
Solange der Gesetzgeber kein bestimmtes Verfahren zur Archivierung sanktioniert, müssen Anwenderunternehmen selbst bewerten, welche Lösung für sie die richtige ist. Die möglicherweise beste Frage, die sie Anbietern in diesem Zusammenhang stellen können, lautet vielleicht: Wie kann man im Streitfall die Authentizität der Daten gerichtsverwertbar belegen?
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