E-Mail-Archivierung kommt nur langsam voran

Compliance und steuerrechtliche Zwänge sind keine guten Argumente

Die Volltextsuche läßt sich durch gezieltere Suche in Feldern beschleunigen.

Eigentlich müsste das Thema E-Mail-Archivierung ein Selbstläufer sein. Ist es aber nicht. Gesetzlicher Zwang hin und steuerliche Pflicht her! Die Ursache dafür ist letztlich ganz einfach: Ein unmittelbarer geschäftlicher Nutzen ist für viele Anwender im Dickicht von Steuerrichtlinien und Rating-Prinzipien a la GDPdU, Basel II, SOX oder GOP nicht erkennbar. Anbieter können damit kaum punkten. Dabei können Archivierungslösungen durchaus eine Reihe geschäftlicher Vorteile bieten.

Da schrecken auch etwaige Strafen nicht, weil es in der überwiegenden Mehrzahl der Fälle keinen Ankläger und somit auch keinen Richter gibt. Irgendwann werden die Behörden sicher stärker als bisher dazu übergehen, Stichproben durchzuführen, aber ob damit der große Durchbruch für die „steuerlich motivierte“ E-Mail-Archivierung kommt, darf bezweifelt werden. Denn schließlich führen auch im Straßenverkehr höhere Bußgelder selten dazu, dass man beim Fahren durchgängig auf die vorgeschriebene Höchstgeschwindigkeit achtet.

Anwender sind oft skeptisch

Eine Argumentation auf Basis von steuerrechtlichen Erwägungen ist schon deshalb schwierig, weil der Gesetzgeber selbst, kein Verfahren für die Archivierung der elektronischen Post vorgibt.

Klar ist, dass geschäftliche E-Mails im Range eines Handelsbriefes stehen und somit für die Einsicht der Behörden in maschinenlesbarer Form vorgehalten werden müssen.

Wie man dazu vorgeht, bleibt den Anwendern jedoch weitestgehend freigestellt. Das aber führt dazu, dass die sich von vielen Anbietern bestürmt sehen, die zwar einerseits betonen, wie komplex das Problem an und für sich sei, andererseits aber oft kaum mehr über die Lippen bringen als „unsere Lösung ist revisionssicher“ oder „wir bieten zertifizierte Rechtskonformität“.

Die Skepsis vieler Benutzer ist dabei durchaus nachvollziehbar. Denn woher ein Zertifkat kommt ist nicht immer deutlich. Und dass letztlich nur ein Revisionsprüfer selbst, festlegen kann, welchen Informationen und Ansätzen er vertraut, ist auch kein großes Geheimnis.

Das Produktkonzept ist entscheidend

Das Versteckspiel hinter scheinbar offiziell klingenden Begrifflichkeiten mag den schlichten Grund haben, dass viele Lösungen schon beim Produktkonzept selbst auf einem äußerst brüchigen Fundament stehen und wirklichen geschäftlichen Nutzen kaum erzielen können. Im Gegenteil: vielfach schafft man gleich mehrere schier unüberwindliche, zusätzliche Einstiegshürden.

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