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So stellen Sie fest, ob ein Cloud-Archiv das Richtige für Ihr Unternehmen ist

Archivfunktionen für Cloud-Backup können zum Wiederauffinden von Informationen nötig sein. Es muss geprüft werden, ob sie die Anforderungen erfüllen.

Einige Anbieter von Cloud-Backup offerieren jetzt auch Archivlösungen. Die Frage stellt sich nun, für wen solche Cloud-Archive geeignet sind. Das hängt wie meistens von den Geschäftsanforderungen ab.

Beschäftigen wir uns aber zuerst mit dem Unterschied zwischen Backup und Archiv und warum letzteres manchmal vorzuziehen ist.

Ein Backup stellt Daten, Datenbanken oder Server in einem früheren Zustand wieder her, für gewöhnlich eine einzelne Instanz. Manchmal geht es auch um eine Gruppe von Servern, aber immer für den Zustand an einem vorgegebenen Zustand.

Ein Archiv unterscheidet sich davon erheblich. Es soll auf eine Gruppe von zusammenhängenden Informationen über einen gewissen Zeitraum wiederfinden, wie etwa die E-Mail-Korrespondenz zwischen zwei Personen über fünf Jahre. Die Wiederherstellung aus Backups ebenso wie das Wiederauffinden aus Archiven ist einfach. Schwer ist dagegen das Wiederauffinden aus Backups.

Funktionen von Cloud-Archiven

Ob ihr Unternehmen Bedarf für Archive hat, ist zunächst festzustellen. Dafür kann es etwa gesetzliche Anforderungen (Compliance) geben, die zu erfüllen sind. Das gilt zum Beispiel für den Datenschutz. Typisch dafür ist etwa die siebenjährige Aufbewahrungsfrist für E-Mails. Wenn dies zutrifft, sind Archivfunktionen erforderlich.

Aber viele Hersteller verstehen unter Archiven nur alte Backups. Ein Backup, das über einen langen Zeitraum aufbewahrt wird, erleichtert nicht das Wiederauffinden von Informationen.

Ein effektives Wiederauffinden erfordert den Zugriff auf dutzende Restores, die über eine gewisse Zeitspanne angelegt wurden. So könnte etwa eine Anfrage zu E-Discovery alle Exchange-Server über fünf Jahre umfassen und dann spezifische Mails anfordern. Ein tatsächliches Archivsystem sollte dieses mit einer einzigen Anfrage bewältigen.

Wenn ein Anbieter von Backup as a Service (BaaS) behauptet, Archivfunktionen zu bieten, sollte sichergestellt werden, dass damit nicht nur die Langzeitaufbewahrung von Backups gemeint ist. Überprüfen Sie, ob Sie einen breiteren Kontext als eine einzelne Datei oder Ordner abrufen können. Sie müssen umfassende Perimeter beschreiben können, zum Beispiel alle E-Mails über fünf Jahre, in denen ein gewisser Begriff vorkommt. Es sollte nicht nötig sein, den genauen Namen des Servers dafür zu kennen. Andererseits sollte man die Anfrage auf eine kleine Gruppe von Servern fokussieren können.

Wenn Sie kein wirkliches Bedürfnis für Archive haben, lassen sie es bleiben. Alte E-Mails oder Dateien ohne Zwang aufzubewahren, kann sogar gefährlich werden, wie jeder Anwalt bestätigen wird.

Aber wenn der Bedarf da ist, erkunden sie sich genau nach Archivfunktionen, die ihnen wirklich weiterhelfen können.     

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Artikel wurde zuletzt im Dezember 2016 aktualisiert

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