Was beim Design von Langzeitarchiven zu berücksichtigen ist

Bevor Sie Daten in ein Langzeitarchiv verschieben, müssen Sie diese klassifizieren und Kriterien definieren. Wir zeigen verschiedene Möglichkeiten.

Ein Langzeitarchiv (oder auch Deep Archive) hat spezielle Anforderungen. Um ein Langzeitarchiv zu erstellen, müssen Sie einige Design-Parameter berücksichtigen. In diesem Tipp konzentriere ich mich auf zwei Fragen: Wie entscheiden Sie, was zu archivieren ist? In welcher Form werden Daten in das Archiv integriert?

Der Entscheidung, was zu archivieren ist, wird häufig wenig Zeit gewidmet. In vielen Firmen wird das Klassifizieren von Daten nur zweitrangig behandelt. Ein Grund ist, dass viele IT-Planer laut eigenen Angaben Probleme mit der Klassifizierung von Nutzer-Dateien haben.

Mehr als 50 Prozent der erstellten und gespeicherten Daten in modernen Unternehmen bestehen aus Anwenderdateien. Wir werden immer stärker mit der Herausforderung konfrontiert, uns durch diese Datenmassen zu arbeiten. Nur so lässt sich entscheiden, welche Daten wichtig für eine langfristige Speicherung sind. Beispiele sind Dateien,

Anwender wissen allerdings häufig nicht, welche Daten, die sie gerne speichern möchten, mindesten eine dieser drei Eigenschaft erfüllen. Eine Reaktion darauf ist, dass man einfach alles speichert. Aus Kosten- und Effizienzgründen ist das allerdings keine ideale Lösung. Das gilt auch für Archive.

Die Datenklassifizierung funktioniert in den Hände der Anwender in der Regel schlecht. Erfolgversprechender sind Ansätze, die für den Anwender transparent sind. Dies lässt sich auf verschiedene Arten realisieren. Ein beliebter Ansatz ist die Nutzung von Metadaten, um Dateien zu identifizieren, die in einem spezifischen Zeitraum nicht modifiert wurden. Diese werden für die Archivierung markiert. Anwender könnten sie allerdings erneut benötigen. In diesem Fall leiten Sie die Adresse des Speicherorts weiter. Möglich ist auch eine direkte Weiterleitung des Anwenders zur entsprechenden Datei im Archiv.

Dieses Ansatz ist grobkörnig, da er nicht den Geschäftskontext einer Datei berücksichtigt. Sie müssen ein gewisses Feintuning vornehmen, wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinien auf spezifische Daten anwenden müssen. Das beinhaltet zum Beispiel, wie lange eine Datei beibehalten werden soll. Eine kontextabhängige Referenz kann bereits wertvoll sein, wie zum Beispiel die Frage danach, welche Geschäftsprozesse die Datei unterstützt? Es gibt zahlreiche Produkte, zu denen etwa Trusted Edge von SGI (eine Akquisition von FileStore) gehört und mit dem sich Dateien anhand der Rolle des erstellenden Nutzers klassifizieren lassen.

Verwenden Sie in erster Linie Microsoft-Produkte, können Sie die Funktion File Classification Infrastructure (FCI) nutzen, das bereits Teil des Betriebssystems und mittlerweile frei nutzbar ist. FCI bietet Kontrollkästchen, die man sieht, wenn man die Eigenschaften einer Datei aufruft. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Eigenschaften. Dort sehen Sie „Schreibgeschützt“, „Versteckt“ und so weiter. Microsoft hat FCI veröffentlicht, um Anwendern das Programmieren eigener Kontrollkästchen zu erlauben. Nehmen wir an, dass es auf allen in der Buchhaltung installierten Betriebssystemen ein Kontrollkästchen zum Beispiel mit dem Namen „Abrechnung“ gibt. Dieses ist permanent für Anwender der Abteilung aktiviert, so dass die Datei zusätzliche Metadaten erhält. Diese lassen sich für Richtlinen innerhalb der produktiven als auch Archiv-Umgebung verwenden.

Mit diesen Tricks lässt sich definieren, was Sie in ein Langzeitarchiv aufnehmen möchten. Nun benötigen Sie noch eine Methode, um die ausgewählten Daten in das Archivverzeichnis zu verschieben. Hierfür gibt es mehrere Optionen. Sie können die Dateien manuell in das Archiv migrieren oder einen Batch-Prozess etablieren, der dies automatisch ausführt.

Manuelles Kopieren wird häufig am Anfang gemacht, da sich das Archiv im Aufbau befindet. Das gilt speziell dann, wenn Sie Archivieren lediglich als Platzieren von Dateien von einem produktiven in ein Datei-System einer Archiv-Plattform betrachten. Die Nutzung eines nativen Dateisystems für Dateien, die von einer Automatisierungssoftware erstellt und gespeichert wurden, erscheint das als einfachste Methode für die Langzeitarchivierung. Allerdings ist es nicht die Beste.

In dem Fall ist das Risiko groß, dass Sie lange im Archiv gespeicherte Dateien nicht mehr nuzten können. Möglicherweise existiert die Software oder Plattform nicht mehr, die für die Verarbeitung nötig ist. Aus diesem Grund bevorzugen viele Archivare Software-Container oder –Wrapper, so dass sich Dateien auch dann noch nutzen lassen, wenn die Originalsoftware für das Lesen und Beschreiben nicht mehr existiert. Immer mehr Dateien werden vor der Archivierung in handelsübliche Formate wie Adobes .PDF oder standardisierte XML-Formate konvertiert. Damit erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten auch in einem Jahrzehnt oder später noch verfügbar sind.

Es gibt aber auch Ausnahmen. In einigen Branchen, wie zum Beispiel den Medien, werden Tools zum Erstellen und Editieren von Video-Dateien verwendet, die nach einem Industrie-Standard entwickelt wurden und die Archivierung erleichtern. Die Workflows für die Produktion von Dateien und deren Nachbearbeitung lassen sich verwenden, um eine automatische Migration in ein Archiv zu erleichtern. Ein Beispiel ist Deep Storage von Spectra Logic, dass objektorientierte Inhalte aus der Video-Nachbearbeitung nimmt und in ein Back-End-Archiv migriert. Dies geschieht mit einem proprietären Protokoll und einem Gateway-Server (BlackPearl). Als Datenträger kommen Bänder, Festplatten oder Cloud-Technologie zum Einsatz.

Mit der besseren Definition und Standardisierung von Arbeitsprozessen in weiteren Branchen wird es künftig hoffentlich mehr Automatisierungs-Mechanismen geben, so dass Auswahl, Umstellung auf Container und Archivierung einfacher werden.

Artikel wurde zuletzt im Januar 2014 aktualisiert

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