Wie man eine erfolgreiche Strategie für die Datenarchivierung entwickelt

Eine Strategie für die Archivierung von Daten hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Sie müssen herausfinden, welche Tools und Prozesse notwendig sind.

Dieser Artikel behandelt

Sichere Datenspeicherung

Was Sie in diesem Beitrag erfahren: Die technischen Tools und Prozesse, die man für eine effiziente Strategie zur Datenarchivierung benötigt, hängen vollständig von der Compliance, der Data Governance und den Storage-Management-Anforderungen ab.

Es gibt eine Geschichte, in der Abraham Lincoln angeblich gefragt wurde, wie lang die Beine eines Menschen sein sollten. Die Antwort des ehemaligen Präsidenten der USA war: „Lang genug, damit Sie den Boden erreichen.“ 

Ähnlich ist das bei Daten und der Frage, wie lange man diese archivieren sollte. Die Antwort könnte lauten: „Lange genug, um sicherzustellen, dass sie vorhanden sind, wenn Sie diese brauchen.“ Diese Aussage fasst die beiden wichtigsten Variablen in Sachen Datenarchivierung zusammen: Zeit und Erreichbarkeit.

Zeit oder genauer genommen die Aufbewahrungsfrist ist der Knackpunkt, wenn man nach einer geeigneten Archivierungslösung für eine Firma sucht. Die Anforderungen für Aufbewahrungsfristen können sich sehr unterscheiden. 

Zeit oder genauer genommen die Aufbewahrungs- frist ist der Knackpunkt, wenn man nach einer geeigneten Archivierungs-lösung für eine Firma sucht.

Oftmals hängt es ganz einfach von der jeweiligen Applikation ab. Zum Beispiel müssen alle Firmen mit Daten aus dem Finanzbereich diese in der Regel sieben Jahre lang aufbewahren. Personal-Daten muss man vielleicht drei Jahre aufheben. 

Diese Regel kann sich aber von Land zu Land unterscheiden. Medizinische Daten müssen Sie vielleicht sieben Jahre nach dem Ableben eines Menschen vorhalten, Kerntechnologie-Daten 70 Jahre lang.

Diese Zeitrahmen haben alle einen gemeinsamen Nenner: Konformität oder besser Compliance. In den meisten Fällen hängen die Aufbewahrungsfristen von gesetzlichen Regelungen ab oder aber man will sich ganz einfach rechtlich absichern. Kann man einem Gericht die gewünschten Unterlagen nicht vorlegen, führt das möglicherweise zu Strafen. Auf der anderen Seite sollten Sie Daten auch nicht länger aufheben als gefordert. Diese lassen sich vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt gegen Ihr Unternehmen einsetzen.

Leider (oder zum Glück) haben die meisten IT-Mitarbeiter oder System-Administratoren kein Hintergrundwissen in Sachen rechtlichen Belangen. Der erste Schritt für eine Strategie zur Datenarchivierung ist das Inventarisieren der Daten und das Zuordnen einer Aufbewahrungsfrist. 

Der Anwalt des Unternehmens kann hier die notwendigen Parameter zur Verfügung stellen. Sind die Rechtsanwälte dazu nicht in der Lage, sollten die Manager der jeweiligen Abteilung und „Besitzer“ der Daten die notwendigen Zeitrahmen vorgeben. Sie kennen sich normalerweise mit den Regularien in ihrem Bereich aus, um die gewünschten Informationen zu liefern. 

Manchmal wollen sich Anwälte oder Abteilungsleiter aber nicht 100 Prozent festlegen. In diesem Fall sollten die IT-Abteilungen unbedingt von Schätzungen Abstand nehmen. Gibt es keine bestimmte Aufbewahrungsfrist, dann ist diese automatisch „unendlich“. Das ist zwar nicht optimal, aber möglicherweise die einzige Option für IT-Manager.

Der Ausdruck Archiv wurde in den letzten Jahren sehr oberflächlich benutzt. Archivierung kann bedeuten, dass man weniger häufig benutzte Daten auf günstigeres Storage mit hohen Kapazitäten verschiebt, Backups auf Bänder auslagert und auch Offline- oder Offsite-Storage bemüht. Ähnlich wie bei der Datensicherheit mit einem Mix aus Snapshots, Replikation und Backup verhält sich das auch bei der Archivierung von Daten. 

Dieser Ansatz ist notwendig, um die unterschiedlichen und bereits erwähnten Aufbewahrungsfristen angemessen und Kosten-effizient zu adressieren. Diese variierenden Notwendigkeiten muss man gegen Komplexität aufwiegen. Eine gute Archivierungslösung wird Automatisierung zur Verfügung stellen, um die Applikationen-Granularität garantieren zu können und gleichzeitig die Auswirkungen auf den laufenden Betrieb so gering wie möglich zu halten.

Vorteile der Datenarchivierung

IT-Abteilungen werden motiviert sein, Archivierung als allgemeine Verbesserungen oder aus Applikations-spezifischen Gründen zu implementieren. In beiden Fällen profitieren sie von folgenden Vorteilen:

Der erste Schritt für eine Strategie zur Daten- archivierung ist das Inventarisieren der Daten und das Zuordnen einer Aufbewahrungs- frist.
  • Reduzierung der Kosten: Archivierung von Daten ist ein häufiger aber nicht exklusiver Grund, Kosten zu sparen. Man rechnet hier in Euro pro gespeichertem GByte. Viele Anbieter stellen eine TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) zur Verfügung. Alle Modelle führen eigentlich zu positiven Resultaten. Diese Ergebnisse sind nur dann von Bedeutung, wenn Sie mit sowohl dem Daten-Input als auch der darunterliegenden Architektur in Bezug auf das TCO-Modell einverstanden sind.
  • Reduziertes Backup-Fenster: Selbst mit Backup auf Festplatte, Komprimierung der Daten und Daten-Deduplizierung sind die Backup-Fenster ständig unter Druck. Das Daten-Wachstum übersteigt oftmals 50 Prozent pro Jahr. Es gibt keinen Grund, unveränderte Daten dauernd zu sichern. Archivierung kann etliche TByte an Daten sparen, um die sich der Backup-Prozess dann nicht mehr kümmern muss.
  • Compliance: Wie bereits vorher erwähnt, sind gesetzliche Vorgaben und rechtliche Haftung Hauptgründe, eine Strategie für Archivierung der Daten auszuarbeiten. Der Trick dabei ist, die kostengünstigste Lösung zu finden.
  • Aufbewahrung von Wissen: Im Zeitalter von Big Data lernen Unternehmen, wie wertvoll eine Analyse von enormen Datenmengen sein kann. In diesem Fall sind die Beweggründe nicht Kosten, sondern einen Vorteil auf dem umkämpften Markt zu haben.
  • Verbesserte Performance: Reduziert man die Menge an Daten, die man verwalten muss, bekommen das Unternehmen oftmals durch verbesserte Performance zu spüren. Das gilt auch, wenn man unbenutzte von aktiven Daten trennt.

Applikations-spezifische Archivierungs-Produkte sind so geschaffen, dass sie für spezielle Umgebungen Vorteile bieten. Beispiele sind an dieser Stelle SAP, E-Mail und Oracle-Anwendungen. Applikations-spezifische Produkte kennen die Anwendungen, sowie deren Interna und Bedürfnisse sehr genau. 

Deswegen lassen sich Daten in einer Weise behandeln, die die Applikation optimiert, aber die Integrität nicht gefährdet. Allgemeine Archivierungs-Produkte sind in der Regel nicht sehr clever. Rechtfertigen die Daten-Volumen keine systemweite Implementierung, brauchen Sie vielleicht nur ein Applikations-spezifisches Tool. Möglicherweise müssen Sie nur eine bestimmte Applikation adressieren und ein allgemeines Produkt würde keine Verbesserung bringen.

Über den Autor:
Phil Goodwin ist ein Storage-Consultant und freiberuflicher Autor, der häufig für TechTarget schreibt.

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Artikel wurde zuletzt im November 2014 aktualisiert

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